Herausforderung
Die Coros Management GmbH hatte bereits Anstrengungen unternommen, ihre eigenen Reporting-Anforderungen mit vorgefertigten BI-Lösungen abzubilden. Mit diesen Produkten gelang es jedoch nicht, die individuellen Anforderungen für unterschiedliche Gesellschaften vorzunehmen, daher kehrte das Unternehmen wiederholt zu maßgeschneiderten Lösungen in Excel zurück – und damit zu manuellen, aufwendigen Reportings mit hohem Fehlerrisiko.
valesa stand vor der Aufgabe, ein besseres System zu entwickeln, das die individuellen Buchungen verschiedener Gesellschaften einheitlich in eine Lösung überträgt und auswertet. Das Ziel war es, die Performance jedes Assets genau zu überwachen und KPIs wie Net Operating Income oder die aktuelle Bewertung des eingebrachten Eigenkapitals schnell, zuverlässig und aktuell bestimmen zu können.
Lösung
Zunächst entwickelten wir eine an ein Data Warehouse angeschlossene Webapp, die neben Daten aus DATEV auch die Eingabe weiterer von Coros benötigter Informationen ermöglichte (z. B. Bewertungen, Darlehen, Kaufpreis, Nebenkosten oder Beteiligungen). Zudem entwickelten wir ein dreistufiges Kontomapping:
- Stufe 1: Generelles Mapping – Hier können ganze Ranges bestimmten Konten zugewiesen werden (z. B. 6200 00 – 6780 00 = Costs).
- Stufe 2: Spezielles Mapping – Auf dieser Stufe können einzelne Konten gezielt herausgegriffen und umsortiert werden (z. B. 6221 00 = Depreciation).
- Stufe 3: Objektabhängiges Mapping – Bildet die Zuordnung in Abhängigkeit von der Buchhaltung der Objektgesellschaft ab. So lassen sich bestimmte Konten in einer Gesellschaft anders zuordnen als in einer anderen, je nach Strukturierung der Buchhaltung.
Die Kombination aus Webapp, Data Warehouse und Kontomapping ermöglicht es Coros, alle relevanten Informationen und Finanzdaten aus den verschiedenen Gesellschaften sauber und einheitlich zusammenzuführen, auszuwerten und in PowerBI zu visualisieren. Dadurch kann die Leistung jedes einzelnen Assets präzise überwacht und der Net Operating Income (NOI) des gesamten Portfolios schnell und zuverlässig ermittelt werden.
Ergebnis
Trotz der komplexen Ausgangslage kann Coros heute auf Knopfdruck den NOI für Objekte im eigenen Portfolio automatisiert abrufen und jederzeit zuverlässig sehen, welches Asset welche Performance bringt, welche Ausgaben getätigt wurden, wie sich das Eigenkapital der Investoren entwickelt und vieles mehr.
Die Einrichtung der Webapp und des Data Warehouse spielen zudem eine Rolle über das reine Asset Controlling hinaus – damit wurde auch die Grundlage gelegt für eine szenarienbasierte Mietertragsplanung und das Controlling in der Projektentwicklung.
"Drei Dinge schätzen wir an den Systemen, die valesa für uns entwickelt hat, besonders: Erstens, dass sie funktionieren; Zweitens, dass sie wirklich an unsere Bedürfnisse angepasst sind; Drittens, dass wir so in den Prozess eingebunden waren, dass wir die Ergebnisse verstehen und selbst weiterentwickeln können."
Fabian Waßmer,
Managing Director, Coros Management GmbH
