Herausforderung
Zu Beginn der Zusammenarbeit mit valesa ging es der DW Real Estate primär um die Automatisierung des internen Quartalsreportings, das zu diesem Zeitpunkt noch auf manuelle Auswertungen in Excel angewiesen war. Dabei gab es sowohl bei der Datenerfassung als auch bezüglich des Reportings selbst Herausforderungen: Bei der Erfassung galt es, die Qualität und Einheitlichkeit der Daten zu erhöhen. Auf der Seite des Reportings musste eine Lösung gefunden werden, mit der die Anforderungen unterschiedlicher Empfänger erfüllt werden können.
Über das Reporting hinaus geht es zudem darum, Mitarbeitern und Geschäftsleitung eine stets aktuelle Perspektive auf das eigene Portfolio zu ermöglichen, mit dem sich auch zukunftsbezogene Themen einfach in den Blick nehmen lassen – beispielsweise, welche Mietverträge in welchen Objekten in den nächsten Monaten auslaufen und wie sich nach aktuellem Stand die Leerstandsquote entwickeln wird.
Lösung
Für die Datenerfassung wurden zunächst die eingegebenen Daten aus den Systemen der Property Manager, Yardi und Realax, herangezogen. Darüber hinaus galt es aber auch, eine eigene Eingabemaske zu entwickeln, um eine Vielzahl an weiteren Informationen systematisch erfassen zu können; beispielsweise:
- Höhe und Tranchen von Darlehen
- Zinssätze
- Hedges
- Geplante Baumaßnahmen
- Businessplan Measurements
Wichtig war hier nicht nur, die Möglichkeit zur Erfassung zu schaffen, sondern auch gemeinsam mit der DW Real Estate daran zu arbeiten, dass die entsprechenden Prozesse auch gelebt werden.
"Aufgrund unterschiedlicher Mandate mit unterschiedlichen Dienstleistern war es für uns oft aufwendig und nur manuell möglich, die Grundlage für Portfolioauswertungen zu schaffen. Daneben sind Fehlerquellen in den Stammdaten der Property Manager teilweise nicht aufgefallen, da diese durch implizites Wissen und manuelle Korrekturen ausgeglichen wurden. valesa hat uns geholfen, diese manuellen Arbeiten zu reduzieren sowie Fehler und Fehlerquellen zu identifizieren und zu reduzieren."
Dominik Sailer,
Geschäftsführer DW Real Estate
Alle erfassten Datenströme laufen in einem Data Warehouse zusammen und stehen dort für die Auswertung und Visualisierung via Power BI Dashboards bereit. Dabei wurden sowohl branchenübliche KPIs wie Mietentwicklung oder Vermietungsquote, aber auch individuelle Kennzahlen implementiert, die es der DW Real Estate ermöglichen, individuelle Reportings zu erstellen.
Ergebnis
Heute profitiert die DW Real Estate von einem standardisierten und automatisierten Reportingtool, das qualitativ hochwertige Daten einfacher und schneller verfügbar macht. Die Teams gelangen schnell an relevante Informationen und KPIs zu allen Objekten. Auch die Geschäftsleitung kann eigenständig und schnell alle benötigten Informationen abrufen und auswerten, um den aktuellen IST-Zustand des Portfolios mit strategischen Zielen abzugleichen. So kann sie gezielt auf Mitarbeiter zugehen und Details besprechen. Beispielsweise musste die Geschäftsleitung vor der Einführung der valesa Lösung oft Einzelgespräche führen oder unterschiedliche Datenquellen einsehen, um sich einen Überblick über auslaufende Verträge zu verschaffen, heute erhält sie diesen per Knopfdruck. In den Worten des Geschäftsführers Dominik Sailer: „Heute wissen wir, dass wir alles im Blick haben.“
Für die kommenden Monate ist geplant, das Tool weiterzuentwickeln, beispielsweise für den schnellen Abgleich von Budgets und Planzahlen, die Einbindung von ESG-Daten sowie die Möglichkeit, externe Partner, wie Investoren und Dienstleister, direkt auf relevante KPIs zugreifen zu lassen.
