Herausforderung
Northam Realty Advisors setzt bei der Immobilienverwaltung auf System MRI, konnte mit den Bordmitteln der Lösung jedoch die anfallenden Daten nicht analysieren und nutzen, da diese für das Reporting jedes Mal manuell in Excel aufbereitet werden mussten. Dieser zeitaufwändige Prozess führte dazu, dass die Berichte nur vierteljährlich erstellt wurden und somit rasch an Aktualität verloren. Außerdem machte es der manuelle Prozess unmöglich, historische Daten in die Berichte zu integrieren, was die Betrachtung von historischen Kennzahlen und das Erkennen von Trends entscheidend einschränkte. Kurz: Wertvolle Daten wurden entweder nicht zuverlässig genug erhoben oder konnten nicht bis zu ihrem vollen Potential genutzt werden.
Lösung
Um diese Herausforderung zu bewältigen, musste valesa drei Dinge erreichen: Die Datenqualität verbessern, den Datenexport automatisieren sowie Analysen ermöglichen, die MRI von Haus aus nicht bietet. Zur Steigerung der Datenqualität wurde eine Monitoring implementiert, für den Datenexport entschied sich valesa für einen vollautomatisierten Export aus MRI, bei dem die relevanten Informationen einmal wöchentlich via E-Mail an ein Data Warehouse gesendet und dort aufbereitet und historisiert werden. Dieser Ansatz erwies sich als kostengünstiger als die direkte API-Anbindung. Zudem wurde im Projektverlauf auch der Workflow für den Umgang mit Daten und MRI optimiert. Die Folge ist ein besseres Bewusstsein für Datenqualität, Prozesse und Verantwortlichkeiten. Beispielsweise hat jetzt jeder das gleiche Verständnis von Kategorien „Core-“ und „Non-Core-Flächen“ und es gibt klare Vorgaben bezüglich der Frage, ob zukünftige Mietverträge in den Leerstand einbezogen werden. Nach nur vier Monaten Implementierungsphase hatte Northam über ein Power BI Dashboard volle Sichtbarkeit auf wichtige KPIs wie Miete, WALT, Leerstand oder Quadratmeterpreise. Zudem lassen sich diese KPIs mit nur wenigen Klicks
- im Zeitverlauf
- nach Flächenarten
- nach Mietern
- nach Gebäuden
für das gesamte Portfolio und Teilportfolios auswerten.
Ergebnis
Dank verbesserter Workflows, höherer Datenqualität und automatisierter Exports erhält Northam jetzt wöchentliche Reportings, die tiefere Analysen ermöglichen – und das vollautomatisiert mit weniger Aufwand.
Ein wesentliches Upgrade ist die Historisierung von Daten und die Standardisierung der Analyseverfahren, wodurch Langzeittrends und -analysen effektiver als je zuvor durchgeführt werden können. Die höhere Datenqualität führt zu genaueren Reportings, die eine Vielzahl an Informationen umfassen: von Mieteinnahmen über die vermietete Fläche und Quadratmeterpreise bis hin zu Leerstandsquoten und dem Weighted Average Lease Term (WALT).
Das automatisierte System bietet detaillierte Einblicke in alle Ebenen des Portfolios – sei es das gesamte Portfolio, Teilportfolios oder einzelne Gebäude. Es ist jetzt möglich, die Entwicklung von KPIs wie Quadratmeterpreisen, Leerstandsraten und Gesamtmieteinnahmen seit der Übernahme durch den Asset Manager genau zu verfolgen. Auch das Mietauslaufreporting ist verbessert, sodass schnell ersichtlich wird, wo hoher Nachvermietungsbedarf besteht.
Diese Fortschritte in der Datenerfassung und -analyse transformieren das Reporting, und ermöglichen eine datengestützte strategische Planung.
